Jak korzystać z cudzego wizerunku, nie naruszając prawa

Najczęściej spotykane problemy dotyczą tego, czy zawsze trzeba zbierać zgody na użycie wizerunku, a jeśli tak, to czy takie zgody muszą być gromadzone indywidualnie, czy wystarczy np. informacja w regulaminie wydarzenia? Jak zgoda powinna wyglądać? Czy milczenie można uznać za zgodę? Czy zgodę można wycofać i jakie są tego konsekwencje? W jakich sytuacjach firma na pewno nie potrzebuje zgody?
Wizerunek jest o tyle nietypowym „dobrem”, że chroni go kilka regulacji prawnych. Po pierwsze, co może być małym zaskoczeniem, jest chroniony przepisami ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. W tych przepisach znajduje się odpowiedź na pytanie, w jakich sytuacjach trzeba mieć zezwolenie na korzystanie z cudzego wizerunku, a w jakich nikogo o zgodę pytać nie trzeba. Po drugie, wizerunek może stanowić również dane osobowe chronione przez RODO. W takim przypadku trzeba będzie znaleźć podstawę do przetwarzania informacji. Na potrzeby tego artykułu najbardziej interesujące będą dwie podstawy – zgoda i prawnie uzasadniony interes administratora.
Prawo autorskie oraz RODO są osobnymi i niezależnymi od siebie regulacjami. Skutkuje to np. tym, że zezwolenie z prawa autorskiego nie jest tożsame ze zgodą z RODO. W konsekwencji jedno działanie polegające na użyciu wizerunku musi być oceniane z punktu widzenia kilku różnych przepisów.

Czym jest wizerunek z punktu widzenia przepisów prawa?

W praktyce często pojawiają się wątpliwości, czy w ogóle mamy do czynienia z rozpowszechnieniem wizerunku z uwagi na to, czy dana osoba, której wizerunek został rozpowszechniony, jest możliwa do rozpoznania. W pierwszej kolejności należy odpowiedzieć sobie na pytanie, co rozumiane jest pod pojęciem wizerunku. Otóż jest to ogół cech fizycznych danej osoby, za pomocą których możliwe jest jej zidentyfikowanie (ustalenie tożsamości). Nie można zatem tego pojęcia utożsamiać jedynie z twarzą danej osoby. W wielu przypadkach już sama sylwetka, fryzura czy też inne charakterystyczne dla danej jednostki elementy mogą sprawiać, że będzie możliwe jej rozpoznanie. W związku z tym niewystarczające może okazać się „zamazanie” twarzy w sytuacji, w której rozpowszechniamy jej wizerunek bez uzyskania zgody

Prawo autorskie

Z przepisów prawa autorskiego wynika, że rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby przedstawionej w danym materiale.
Jak zatem taka zgoda powinna wyglądać? Może ona zostać wyrażona w dowolnej formie, jednakże nie powinna ona pozostawiać wątpliwości co do jej zakresu oraz charakteru. Osoba, która udziela zgody, musi być w pełni świadoma tego, w jaki sposób, gdzie oraz kiedy jej wizerunek zostanie przedstawiony. Nie wystarczy samo przekonanie, że skoro dana osoba nie wyraziła dezaprobaty odnośnie rozpowszechniania wizerunku, to tym samym wyraziła ona swoją zgodę (tzw. zgoda dorozumiana).
Od zasady uzyskania zgody na rozpowszechnienie wizerunku istnieją jednak wyjątki.
W przypadku przedsiębiorców praktyczne znaczenie będzie miał oczywiście drugi wyjątek, a więc ten dotyczący wizerunku osoby stanowiącej jedynie szczegół całości. Wyjątek ten pozwala przede wszystkim na relacjonowanie wydarzeń takich jak konferencje, targi czy imprezy bez konieczności uzyskiwania zgody każdej z osób widocznych na zdjęciu lub nagraniu.
O tym, że wizerunek jest szczegółem całości, można będzie mówić w przypadku, gdy wykorzystanie tego wizerunku ma charakter podrzędny, akcesoryjny w stosunku do całości kadru. Wizerunek ma charakter podrzędny w przypadku, gdy jego wyeliminowanie z kadru nie wpływa na wartość ujęcia całości. Przy ocenie warto uwzględnić wielkość wypełniania kadru przez daną osobę – im mniejsza, tym wizerunek ma bardziej podrzędny charakter.
Jeśli fotografia przedstawia osoby widoczne na pierwszym planie, to z pewnością nie można mówić o szczególe całości i na rozpowszechnianie takiego zdjęcia czy nagrania będzie potrzebne zezwolenie. W grę nie wchodzi również kadrowanie na poszczególne osoby lub małe grupy osób. Podobnie zezwolenie musimy zdobyć np. w celu zamieszczenia zdjęcia pracownika na stronie internetowej firmy w zakładce Zespół. Jeśli zatrudniony nie udzieli zgody, to jego fotografii nie będziemy mogli tam opublikować.
Na szczęście dla firm warunki pozyskiwania zezwolenia z prawa autorskiego nie są specjalnie restrykcyjne, co ma znaczenie w przypadku korzystania z wizerunku dużej liczby osób, np. uczestników targów czy konferencji. Zezwolenie takie można pozyskać chociażby w wyniku 
zamieszczenia odpowiednich postanowień w regulaminie wydarzenia. Dokument taki – zaakceptowany wcześniej przez uczestnika – może przesądzać, że uczestnictwo jest równoznaczne z wyrażeniem zezwolenia na korzystanie z jego wizerunku w określonych celach. Co więcej, nie ma przeszkód, aby dana osoba zobowiązała się, że nie cofnie pozwolenia przez określony czas (np. jednego roku). Jednakże za nieprawidłowe należy uznać umieszczanie w regulaminach postanowień, które całkowicie uniemożliwiają danej osobie wycofanie zgody na rozpowszechnianie jej wizerunku w przyszłości.

RODO

Przez wiele ostatnich lat największe znaczenie w praktyce korzystania z wizerunku miały właśnie przepisy prawa autorskiego. Sytuacja zmieniła się po tym, jak wdrożono stosowanie RODO. Okazuje się bowiem, że wizerunek może stanowić dane osobowe. Mamy zatem przepisy prawa autorskiego, na podstawie których korzystanie z wizerunku wymaga zezwolenia (poza wyjątkowymi sytuacjami), a także równolegle – przepisy RODO, które przewidują kilka podstaw przetwarzania danych osobowych.
Jedną z nich jest zgoda osoby, której dane dotyczą. Mogłoby się wydawać, że skoro i tak musimy pozyskać zezwolenie z prawa autorskiego, to pozyskanie zgody z RODO może nastąpić automatycznie. Tak jednak nie jest.