PR-owiec, czyli człowiek orkiestra. Public relations to zajęcie dla tych, którzy znają się na wszystkim?

Czy można zatem ominąć tradycję, która ma już kilka tysięcy lat i zajmować się wszystkim naraz, robiąc przy tym dobrą robotę? Oczywiście, że tak. Cóż innego od zarania dziejów robią kobiety? Łączymy w jedno tysiące różnych zawodów, które koniec końców społeczeństwo nazywa po prostu byciem matką albo żoną. W praktyce jesteśmy: sprzątaczkami, kucharkami, opiekunkami, przedszkolankami, nauczycielkami, pocieszycielkami, krawcowymi, pielęgniarkami, ochroniarkami, kochankami, znawczyniami wszystkiego, czego nasze dzieci potrzebują. Jesteśmy jak żywa, chodząca i mówiąca Wikipedia z full opcją obsługi funkcji życiowych swoich oraz innych ludzi wokół nas. I łączymy te funkcje, wykonując je w jednym czasie. Pewnie zastanawiacie się, czy ta paralela ma sens i co to ma wspólnego z życiem PR-owca…

Absolutnie wszystko

A skoro już wspomnieliśmy Wikipedię, to przytoczmy definicję naszego zawodu:
Public relations (PR) (z ang. relacje publiczne, kontakty z otoczeniem), imagistyka społeczna – kształtowanie stosunków publicznie działającego podmiotu z jego otoczeniem. Celem działań public relations jest dbałość o dobry wizerunek, akceptację i życzliwość wobec działań danej osoby lub organizacji.
Oto najprostsza definicja PR-u, która sama z siebie robi już niezłe zamieszanie! Jej niesprecyzowanie i szerokie pole do interpretacji są punktem wyjścia do tego, że robimy absolutnie wszystko! Czy to źle? Ja uwielbiam mój zawód i (większość) rzeczy, które się z nim wiążą, ale bywa, że wielość i szeroki zakres działań bywa przytłaczający, śnią mi się wysyłki komunikatów prasowych, a w środku nocy budzę się z nowymi pomysłami na teksty, kampanie i akcje społeczne.
Przechodząc zatem w końcu do meritum – na czym musisz się znać, aby działać w public relations oraz jak oddzielić życie zawodowe od prywatnego, aby uniknąć frustracji i wypalenia? Już odpowiadam.

CALL CENTER 24/7
Może nie będzie to zbyt popularna opinia, ale ośmielę się stwierdzić, że bardzo często zawód PR-owca wymaga od nas dostępności przez całą dobę i siedem dni w tygodniu. Dzwonią i piszą nie tylko przełożeni i klienci – również dziennikarze. I tak jak jesteś w stanie wypracować sobie bez problemu zasady współpracy z szefem i klientami, tak często nie masz wpływu na styl pracy dziennikarzy. Ignorowanie telefonów i SMS-ów po godzinach pracy nie spowoduje wprawdzie, że świat się zawali, ale może czasami sprawić, że pewne okazje do komunikacji po prostu przepadną. Jeżeli dopiero zaczynasz pracę w public relations, mogłeś jeszcze nie zauważyć, że dziennikarze często dzwonią wiedzeni swego rodzaju desperacją – ktoś odwołał obecność w programie na ten sam wieczór i potrzebny jest ekspert na już. Wówczas ta konkretna okazja się już nie powtórzy, jeśli nie będziesz pod telefonem.
Z drugiej strony jeśli dziennikarz nie kieruje się desperacją, a po prostu ustala program audycji na kolejne dni, również może się okazać, że odpowiedzenie następnego dnia nie przyniesie już rezultatu. Ważne jest, aby zdać sobie sprawę z tego, że nikt nie czeka z utęsknieniem na nasz telefon. Dziennikarz szuka eksperta dalej i znajdzie go w końcu sam – z naszą pomocą czy bez niej – niezależnie oczywiście od sytuacji, w których dziennikarz dzwoni, aby umówić wywiad z konkretną osobą, która go zainteresowała po mailingu albo wysłanym przez nas SMS-ie lub jego własnym researchu.
Rady dla Ciebie:
Zmieniaj regularnie dzwonek w telefonie i niech to będą fajne, energetyczne kawałki. W pracy PR-owca telefon dzwoni na tyle często, że lepiej, aby Twoją melodią nie był irytujący dźwięk typowy dla starych Nokii.
Ustaw pozytywne w wydźwięku oraz przyjemne sensorycznie „Granie na czekanie”. Wprawienie rozmówcy w dobry humor, jeszcze zanim odbierzesz telefon, naprawdę pomaga!

• Postaw jasne granice w kwestii kontaktu po godzinach pracy i w weekendy. Od dziennikarzy warto jednak odbierać, natomiast jeśli chodzi o klientów MUST HAVE to bycie stanowczym od samego początku. Już na spotkaniu zapoznawczym warto zapytać o preferowaną formę kontaktu, sugerując jednocześnie delikatnie to, co odpowiada nam. Oprócz oczywistych form takich jak mail i telefon, ja zawsze sugeruję również WhatsApp, ponieważ nie używam tej aplikacji do kontaktu z nikim poza klientami. Mogę zatem po prostu wyciszyć powiadomienia w czasie prywatnym i wrócić do wiadomości, kiedy już siadam do pracy. Jednocześnie jest to aplikacja powszechnie znana i używana, a także darmowa, co szczególnie może być przydatne, gdy nasz klient na co dzień przebywa za granicą.
• Jeśli chodzi o kontaktujących się po godzinach szefów… Tutaj sprawa jest jednocześnie skomplikowana i paradoksalnie bardzo prosta. Musisz odpowiedzieć sobie na pytanie, czy możesz pozwolić sobie na stałe nadszarpywanie zdrowia psychicznego i pozostawanie w permanentnym stresie z powodu szefa, który nie szanuje granic. Może Ci to nie przeszkadzać przez chwilę, kilka dni, tygodni czy miesięcy. Po kilku latach odkryjesz, że tak drobna rzecz jak codzienny telefon wieczorem, gdy próbujesz się zrelaksować przy serialu, może utrzymywać Cię w stałym stresie – destrukcyjnym dla Twojego zdrowia psychofizycznego. Jeśli szef nie reaguje na prośby i perswazję, zmień pracę. Mówię serio – sama miałam przełożonego, który dzwonił po 23, także w święta. Szkoda czasu na ludzi, którzy nie rozumieją zasady work-life balance.

Copywriter
Jest kilka umiejętności, bez których nie będziesz w stanie się obyć, jeśli chcesz pracować w public relations. Jedną z nich jest PISANIE. Oprócz czynności oczywistych, takich jak pisanie maili, kontaktowanie się z klientem, dziennikarzem czy usługodawcami i wieloma innymi osobami, zajmujemy się również tworzeniem szeroko pojętego contentu – 
informacji prasowych, newsów, postów do social mediów, prezentacji, scenariuszy, ofert marketingowych. Każdej z tych rzeczy trzeba się nauczyć – również, co może wydawać się na początku absurdalne, pisania zwykłych maili… A czemu mówię o takich podstawach? Wielokrotnie widziałam PR-owców na początku ich kariery, ale i takich siedzących w branży od lat, którzy nie potrafią sformułować estetycznie, gramatycznie i zgodnie z zasadami dobrego wychowania korespondencji, którą prowadzą. A skoro już zajmujemy się, wprawdzie szeroko pojętą, ale jednak komunikacją, to warto, abyśmy nie popełniali kardynalnych błędów i robili to z klasą już u samych podstaw. Wiele razy miałam do czynienia z agencjami PR, które tak fatalnie prowadziły rekrutację, że zniechęcały do siebie nie tylko potencjalnych pracowników, ale i klientów…

Rady dla Ciebie:

• W przypadku codziennej komunikacji sprawa jest stosunkowo prosta. Zadbaj o to, żeby w twoich wiadomościach nie roiło się od błędów gramatycznych, interpunkcyjnych i stylistycznych, przypomnij sobie podstawowe zasady mailingowego savoir-vivre’u i wyzbądź się takich lapsusów jak: „witam” czy wszechobecny brak stopki w mailu albo „przypadkowe” przeklejanie korespondencji z innymi osobami do nowej wiadomości – co zdarza się np. przy forwardowaniu plików.
• Zacznij przygodę z PR od pracy copywritera. Mnie to niesamowicie pomogło na samym początku kariery i otworzyło wiele drzwi. Obecnie nie mogę powiedzieć, aby moje teksty były powtarzalne czy oparte na schemacie w takiej mierze jak wówczas, gdy byłam „zwykłą” copywriterką, bo i wymagania, jakie są przede mną stawiane, są całkiem odmienne. Warto jednak się tych schematów nauczyć. Robienie za copywritera poprzez pisanie 30 tekstów na temat wędkowania albo składu leków spowodowało, że doskonale wytrenowałam warsztat i poznałam kwestie techniczne z tym związane, które na początku są kluczowe, a wszystko to sprawia obecnie, że moja praca jest po prostu dużo łatwiejsza – właśnie dzięki znajomości know-how.
• Dużo czytaj! I to nie byle czego… Zaprzyjaźnij się z klasyką literatury i z reportażami. Język używany zarówno w jednym, jak i w drugim pozwoli Ci rozwinąć słownictwo, nada językowi kwiecistości i sprawi, że nabierzesz lekkości w werbalizowaniu myśli.
• Nie zamykaj się w bańce i słuchaj ludzi, zwłaszcza młodych – w metrze, w autobusie, w sklepie. Osłuchanie się z aktualnymi trendami językowymi zapewni Ci, przy jednoczesnym czytaniu literatury „poważnej”, bycie na czasie i wszechstronność. Dobrym narzędziem dodatkowym może być również okazyjne scrollowanie social mediów. Dla zachowania tej przydatnej i wspomnianej już wszechstronności (i jednocześnie aby nie przesadzić z ilością) proponuję Instagram i LinkedIn, czyli dwa zupełnie od siebie różne pod względem sposobu przekazywania treści platformy.

Opiekun i osuszacz łez
Oto najmniej lubiany przez wielu aspekt naszej pracy, a jednocześnie często kluczowy. Bywa, że nasza rola w dużej mierze oparta jest na naszych umiejętnościach związanych z praktycznym wykorzystaniem empatii. Oczekuje się od nas nie tylko PR-u, ale także wysłuchania klienta, gdy ten ma problem (bardzo często w 100% prywatny), pocieszenia, wsparcia emocjonalnego. Wielu klientów również oczekuje wręcz od nas relacji w formie nieco cieplejszej niż taka czysto zawodowa, od razu przechodzi na „Ty” i opowiada nam o swoich codziennym problemach. Postawienie granic jest w tym przypadku trudne, ale koniecznie – zwłaszcza jeżeli nie czujemy się w takiej formie współpracy komfortowo. Najważniejsze jednak w stawianiu tych granic są delikatność i wyczucie – tak aby klienta nie obrazić i nie zrazić, a jednocześnie aby uzyskać pożądany przez nas efekt.

Rady dla Ciebie:

• Jeżeli chcesz utrzymać relację z klientem na profesjonalnym poziomie, pamiętaj, aby każda rozmowa zawierała w sobie pierwiastek zawodowy – np. jeżeli klient dzwoni opowiedzieć Ci o swoich prywatnych problemach, wysłuchaj, powiedz, że jest Ci bardzo przykro, ale nie dopytuj o szczegóły. Zapytaj natomiast, czy w związku z tym musicie np. przesunąć jakiś wywiad lub wydłużyć czas akceptacji informacji prasowej. To postawi Cię w profesjonalnym świetle i da do zrozumienia, że skupiasz się przede wszystkim na pracy. Jednocześnie zostaniesz odebrany jako osoba kulturalna i empatyczna.
• Warto wybrać sobie kilka książek na temat budowania relacji biznesowych i prywatnych i nauczyć się rozmawiania z ludźmi o różnych typach osobowości, a także nauczyć się sprawnie te rodzaje osobowości rozróżniać. Do każdego typu człowieka trafią inne argumenty oraz inna narracja. Ten wgląd w ludzką psychikę to bardzo praktyczna umiejętność w pracy PR-owca.
• Zachowaj swoją prywatną przestrzeń – zwłaszcza jeżeli nie czujesz się zbyt komfortowo z nadmiernym eksponowaniem swojej sfery osobistej i jednocześnie chcesz uniknąć przekształcenia się relacji zawodowej w „quasi-osobistą”. Dlaczego warto o tym pomyśleć? W momencie, gdy Twoja praca zmienia się w „przyjacielską pomoc” w zakresie działań, których oficjalna umowa nie obejmuje, będzie Ci już trudno odmówić. Chociaż oczywiście zawsze jest prawdopodobne, że do takiej sytuacji dojdzie – nawet jeżeli od początku stawiałeś wyraźne granice.

Wówczas najważniejsze, aby zachować profesjonalizm i mimo wszystko asertywnie przedstawić swoje stanowisko, np.: „Przykro mi, ale w związku z tym, że nie omawiałyśmy tej kwestii wcześniej i nie została ona uwzględniona w naszej umowie, nie jestem w stanie pomóc bez uszczerbku na innych zadaniach, które dla Pani wykonuję” albo: „Niestety w związku z tym, że nie przedłużałyśmy umowy na kolejny okres, szef przydzielił mi kolejnego klienta, zatem nie będę w stanie pomóc Pani w przygotowaniu postów na kolejny miesiąc. Myślę, że ktoś z agencji mógłby się tym zająć. Czy mam poprosić szefową o przygotowanie zlecenia?”. Taki komunikat najczęściej kończy sprawę, ponieważ, i mówię to z przykrością, zgodnie z ludzką naturą zawsze staramy się wyciągnąć korzyści ze wszystkich relacji, jakie mamy. R...