Dlaczego Twoja informacja prasowa nie została opublikowana?

Każdego dnia na skrzynkę elektroniczną dziennikarza lub też redaktora przychodzi od kilkudziesięciu do nawet kilkuset cyfrowych wiadomości. Większość z nich to informacje prasowe wysyłane przez firmy lub agencje.
Co w takim razie należy zrobić, aby móc przebić się wśród tego tłumu? Tak naprawdę nie ma na to złotej reguły. Dużo zależy od redakcji, od dziennikarza, a także od nas samych – PR-owców. Ja zebrałem kilkanaście najczęstszych przyczyn i powodów, dlaczego wysłana przez nas informacja prasowa może przejść bez echa.

1. Zły format informacji prasowej

Najpopularniejszym formatem informacji prasowej jest plik zapisany w Wordzie wraz z dołączonymi zdjęciami. Działa on dobrze zarówno na komputerach z systemem Windows, jak i macOS. Zdarza się jednak, że tego typu materiały są przygotowywane i wysyłane do dziennikarza w postaci zamkniętych PDF-ów. Często trudno z nich skopiować treść, nie mówiąc już o braku możliwości wykorzystania zdjęć. Materiały w formacie PDF prezentują się bardzo plastycznie. Nie są one jednak praktyczne i użyteczne dla dziennikarza czy redaktora.

2. Temat/materiał o niczym

Można odnieść wrażenie, że niektóre firmy oraz marki produkują informacje prasowe taśmowo. Niestety nie idzie za tym jakość. Pojawiają się wręcz komunikacyjne potworki, z których nic nie wynika. Są one za to napakowane buzzwordami oraz modnymi określeniami (kreatywny, innowacyjny, przełomowy), których użycie ma podnieść atrakcyjność przekazu. Klasyczny przerost formy nad treścią.

3. Informacja prasowa to za mało

Jeżeli nasza informacja prasowa kogoś zainteresowała i chce on zgłębić temat – potrzebuje dodatkowych materiałów. W tym wypadku warto być czujnym, aby nie umknęła nam okazja opublikowania treści o naszej marce lub kliencie w nieco szerszym kontekście.

4. Wysłana do wszystkich

Wiele firm i marek w dalszym ciągu rzadko stosuje rozwiązania dotyczące personalizacji/segmentacji wiadomości do mediów. Często zdarza się, że ta sama informacja prasowa idzie zarówno do redakcji beauty, motoryzacyjnych, jak i designu. Czyli ma miejsce wysłanie tego samego tekstu do wszystkich tych, których mamy w bazie – bez wcześniejszego zadania sobie pytania, kto jej tak naprawdę potrzebuje.

5. Nie publikują informacji prasowych

Jest wiele mediów, dla których informacja prasowa to największe zło. Przeważnie wynika to jednak nie z niechęci do samego formatu, ale tego, iż publikują one tylko pogłębione materiały na określony temat. Nie interesują ich krótkie notki prasowe. Nie są one narzędziem ich pracy.

6. Tytuł wiadomości nie jest wyrazisty

Większość z nas w pierwszej kolejności czyta tytuł i lead, a dopiero później zapoznaje się z pełną wersją tekstu. Podobnie jest w przypadku poczty elektronicznej. Z uwagi na nadmiar tego typu wiadomości, które są wysyłane do dziennikarzy i redaktorów, uwagę odbiorców przyciąga tytuł e-maila oraz krótkie wyjaśnienie tematu, którego rozwinięcie znajduje się w załącznikach. Dlatego szanujmy ich czas pracy. Bądźmy konkretni niczym tweet (280 znaków) oraz elevator pitch (opowiedzmy o swoim pomyśle maksymalnie w 30 sekund).

7. Publikują tylko za zapłatą

Zdarzają się redakcje, które publikację danej informacji prasowej warunkują od tego, czy nadawca za nią zapłaci. Ten proceder nie jest zależny od wielkości danego medium. To po prostu określony model działania. Albo się na to godzimy, albo nie – wybór należy od nas.

8. Wiadomość przyda się kiedy indziej

Może się okazać, że dziennikarz lub redaktor nie podejmuje tematu z wysłanej przez nas informacji prasowej, ponieważ obecnie pracuje nad innym tekstem. Jednak następny w kolejce będzie ten, w którym wysłane przez nas materiały mogą się przydać. Dlatego też czasami efekt publikacji jest odroczony w czasie.

9. Temat się zestarzał

Podsumowanie danego wydarzenia wysłane do mediów tydzień lub dwa tygodnie po fakcie? Kogo to obchodzi? Zdarza się, że firmy lub marki wzbraniają się z rozesłaniem jakiegoś komunikatu. A kiedy już to zrobią, to jest po temacie. Dlatego ważnym elementem skutecznej informacji prasowej jest jej odpowiedni timing.

10. Redakcja nie zajmie się tym tematem

Każde medium ma swoją politykę wydawniczą, na co nie należy się obrażać. Mają do tego po prostu prawo. Każdy twórca platformy wydawniczej posiada swoją wizję, co powinno być na niej publikowane. Pewne tematy są podejmowane, a inne nie. Dlatego też aktualizując bazę mediów, warto je sprawdzać pod tym kątem. Czasami pojawią się nowe podmioty na horyzoncie, a te już nam znane zmieniają profil lub go zawężają.

11. Zdublowany temat

Przed wysłaniem informacji prasowej do danego medium warto sprawdzić, czy coś podobnego nie pojawiło się tam w ostatnim czasie (okres 2-4 tygodni). Jeżeli tak się stało, redakcja nie będzie chciała publikować czegoś podobnego.

12. Nieprzeczytana wiadomość

Przyjęło się, że tzw. follow-up (czyli klasyczna obdzwonka po mediach) jest jedną z rzeczy, których dziennikarze i redaktorzy nie lubią najbardziej, ponieważ zabiera ona im cenny czas. Zresztą często te follow-upy mają kiepski wymiar – np. przedstawiciele marek nie mogą powiedzieć nic więcej aniżeli to, co zostało ujęte w materiałach prasowych. Jednak, jak wspomniałem na początku, redakcje to także ludzie. Przypomnienie danemu redaktorowi czy dziennikarzowi o naszym temacie nie będzie niczym złym. Warto wspomnieć, że coraz częściej follow-upy przybierają formę ele...