Zadbaj o swoich pracowników, a oni zadbają o Twój PR – o tym, jak informować i nie spamować?

Co ma komunikacja wewnętrzna do PR-u?

Pewnie zastanawiacie się, po co w ogóle mówimy o komunikacji wewnętrznej w kontekście PR-u? Ponieważ nie da się stworzyć dobrze odbieranej marki na zewnątrz, jeśli w środku nie jest dobrze. Złota zasada employer brandingu – zadbaj o swoich pracowników, a oni zadbają o Twoją markę; parafrazując – o Twój PR! Najpiękniejsze teksty PR-owe nie zastąpią naturalnego i szczerego przekazu wychodzącego od szeregowych pracowników.

Transparentność i szczerość

Kiedy pracownicy mówią dobrze o firmie? Najprościej: kiedy czują się w niej bezpiecznie i stabilnie, kiedy są doceniani i szanowani. Na pozytywną opinię składają się jeszcze inne kwestie, takie jak np. możliwość rozwoju czy ciekawe benefity. Ale nic nie zastąpi im miłej atmosfery. Jak to zapewnić? Komunikuj się otwarcie i szczerze. Pracownicy nie mogą dowiadywać się o istotnych kwestiach z mediów czy plotek. Dobra komunikacja wewnętrzna to podstawa dobrego PR-u!

Komunikuj nie spamuj!

Wiesz, że podobno otrzymujemy nawet do 100 e-maili służbowych dziennie?! Co ciekawe, według raportu home.pl¹, prywatnych wiadomości otrzymujemy 50 tygodniowo, czyli ok. 7 dziennie. Trzeba natomiast dodać, że co trzeci Polak dodatkowo otrzymuje do 20 e-maili promocyjnych, w zależności od tego, do ilu newsletterów się zapisał.
Wracając do 100 e-maili służbowych: podobno chcąc przeczytać wszystkie dokładnie, powinniśmy nad nimi spędzić 13 h! Dlatego tak wiele osób czyta je pobieżnie, a każdą informację niezwiązaną z wykonywanymi zadaniami traktuje jako spam. Niestety, sporo osób traktuje tak również komunikację wewnętrzną, ale to nie jest reguła i nie oznacza, że w Twojej organizacji musi tak być!
Co zrobić, żeby komunikacja wewnętrzna była ciekawa dla pracowników? Postaram się podzielić z Tobą kilkoma sposobami. Od razu uprzedzam: nie dostaniesz ode mnie gotowego rozwiązania. Dlaczego? Bo żeby komunikacja była skuteczna, musi być skierowana do konkretnego odbiorcy.
Zdajemy sobie z tego sprawę w kontekście tekstów PR-owych, jak i marketingowych. Dlaczego więc zapominamy w przypadku komunikacji wewnętrznej?
Dlatego to, że coś sprawdzi się w firmie X, nie oznacza, że u Ciebie będzie złotym środkiem. Co zrobić, aby dotrzeć do nich z Twoim komunikatem tak, żeby Zosia z księgowości, Kamil z IT czy Ania z kadr czytali Twoje wewnętrzne e-maile?

Nie bazuj na misiach! Pytaj pracowników

Pierwsza, najważniejsza rzecz: czy pytasz pracowników, jak ich zdaniem powinna wyglądać komunikacja wewnętrzna? Jeśli nie, to warto zrobić krok w tył i od tego zacząć. Często siedzimy i myślimy, robimy burze mózgów, kombinujemy, sprawdzamy wyniki i statystyki, a zapominamy, żeby iść najprostszą drogą i po prostu zapytać pracowników o zdanie, dowiedzieć się bezpośrednio od nich, czego oczekują. Najgorsze, co może być, to stwierdzenie, że to my jesteśmy ekspertami i sami wiemy, o czym należy pisać. Oczywiście, że jesteśmy! Ale po co pisać, jeśli grupa docelowa tego nie czyta? Przecież w życiu prywatnym wybieramy kanały, które nas najbardziej interesują – jeśli dane pismo nie dostarcza nam odpowiednich treści, po prostu go nie czytamy.
Na początek zapytaj swoich pracowników o to, jak oceniają aktualną komunikację, jak często czytają Twoje e-maile (czytają ze zrozumieniem, a nie zerkają na nie, bo takie statystyki jesteś w stanie sam wyciągnąć), które informacje najbardziej ich interesują i o czym chcieliby czytać. Czy interesują ich podsumowania sprzedażowe oraz regularne informacje dotyczące kondycji firmy, czy chcą czytać o nowościach produktowych, o tym, co się dzieje w innych działach, o pasjach swoich kolegów, czy może mają swoje pomysły na tematykę komunikacji. I co ważne: zapytaj, poprzez jakie kanały chcą być informowani.

Dobierz kanał komunikacji do odbiorcy

Który sposób jest najlepszy: newsletter, intranet, tablice ogłoszeń czy kampania SMS-owa? Wszystkie! Ale każdy powinien być zastosowany do innej grupy docelowej. Jeśli Twój dział sprzedaży przeważnie korzysta z telefonu – wysyłaj SMS-y, ale niech to nie będzie spam, kilka SMS-ów dziennie. Informuj o naprawdę ważnych rzeczach, np. o tym, że pracownicy mają jeszcze tylko 7 dni na złożenie jakiegoś wniosku, że zmienił się regulamin. Niech to będzie krótka wiadomość, w której odeślesz ich do źródła, gdzie będzie więcej informacji, z którymi mogą zapoznać się w wolnym czasie, a nie podczas prowadzenia samochodu. Jeśli masz pracowników biurowych, którzy 8 godzin dziennie spędzają przed komputerem, to nie wysyłaj im SMS-ów. Nie zadziała to w taki sposób, że im więcej wyślesz, tym większa szansa, że ktoś to przeczyta. To Twoi współpracownicy, a nie media. Dobieraj komunikację do stylu pracy odbiorcy. Przede wszystkim informacje muszą być konkretne i przejrzyste, pracownicy nie mogą czuć się przytłoczeni mnóstwem newsów. Niestety, ludzie z reguły nie lubią czytać długich komunikatów – im dłuższa informacja, tym bardziej pobieżnie czytają, dlatego dobierz sposób komunikatu do grupy docelowej, do której chcesz dotrzeć!

Użyj odpowiedniego kodu

Mów językiem odbiorcy. To znaczy, że jeśli masz kilka grup w swoich organizacjach, przygotuj dla nich oddzielne komunikaty. Jeśli np. sprzedaż to KPI, targety, cele, cyferki – nawiąż do tego, odwołaj się do doświadczeń grupy docelowej, użyj słów kluczowych używanych w tej branży. Pracownicy muszą poczuć, że komunikat został wysłany specjalnie dla nich, a nie że jest częścią kopiuj-wklej na szeroką skalę.

Pamiętaj o estetyce

Nie rób z wewnętrznego komunikatu pisanki. Coś, co często obserwuję – e-maile wysyłane na zewnątrz są estetyczne i czytelne, e-maile wewnętrze to wirtualna choinka. Zastanawiałeś się kiedyś, co czuje odbiorca komunikatu, gdy widzi co drugie zdanie w innym kolorze albo 
gdy zdania są przedzielane milionem emotikonek? Jego mózg wariuje i trudniej przyswaja informacje. Tekst wewnętrzny też musi być czytelny. Pogrub najważniejsze wyrazy, w przypadku słów kluczowych użyj koloru z logo marki, np. jeśli logotyp Twojej firmy jest granatowy, to używaj tego koloru do...