Zawsze pod ręką, czyli skąd brać okazje do komunikowania

Nie wiesz, o czym napisać 10 kolejnych postów na Facebooka albo wpis na firmowy blog. A może chętnie byś wysłał prezesa do jakiegoś radia, ale w sumie o czym miałby mówić, skoro nic spektakularnego teraz nie robicie? Znasz to? Podrzucam kilka pomysłów na to, jak przygotować się do komunikowania w czasie, kiedy nie bardzo jest co komunikować.

Po pierwsze: patrz szerzej

Każdy PR-owiec jest niejako rzecznikiem organizacji, firmy czy osoby, dla której pracuje. Nawet jeśli jego stanowisko nie jest tak nazwane w dokumentach. Musi tę organizację czy osobę dobrze znać, wiedzieć o niej prawie wszystko. Dobry PR-owiec patrzy jednak szerzej: wie dużo nie tylko o swoim ogródku, ale też – idąc dalej metaforą urbanistyczną – o osiedlu czy całej dzielnicy. Na przykładzie: pracując w dziale PR centrum handlowego, powinieneś wiedzieć coś więcej na temat branży retail w ogóle, a jeszcze lepiej – na temat branży nieruchomości, mody i produktów FMCG (produkty szybkozbywalne). Dbając o PR profesjonalnej wioślarki, musisz oczywiście wiedzieć sporo o wioślarstwie, ale też w ogóle o scenie sportu zawodowego w kraju, a nawet na świecie. Będąc rzecznikiem prasowym ogólnopolskiej fundacji wspierającej osoby z niepełnosprawnościami, powinieneś znać oczywiście nie tylko sytuację podopiecznych swojej organizacji, ale też ogólną sytuację osób z niepełnosprawnościami w kraju, a także śledzić cały światek organizacji pozarządowych.
Po co to wszystko? Pozwoli Ci to znać kontekst, w którym funkcjonuje Twój „podopieczny” (firma, organizacja, marka, produkt, osoba), a także ułatwi znajdowanie okazji do komunikowania.
 

Zacznij tydzień od „prasówki”

Nie musisz prenumerować „Wiadomości Wędkarskich” czy innego wydawnictwa ze swojego obszaru, żeby wiedzieć, co aktualnie dzieje się w branży. Zacznij od internetu. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, poświęć czas na research i sprawdź, które portale dostarczają nie tylko eksperckiej wiedzy tematycznej, ale też informacji newsowych. Regularny przegląd kilku lub kilkunastu linków pozwoli być na bieżąco ze zmianami, rewolucjami czy odkryciami w interesującym Cię obszarze.
 

Taka „prasówka” np. raz w tygodniu może pozwolić wychwycić m.in. kluczowe zmiany, jednak będzie niewystarczająca, żeby szybko zareagować. Aby być naprawdę na bieżąco, warto śledzić – przede wszystkim w mediach społecznościowych – osoby, firmy, organizacje czy marki związane z twoją branżą. Dzięki temu będziesz wiedzieć, o czym się teraz mówi. Tak właśnie wygląda życie nas, PR-owców: obok storiesów Make Life Harder na Instagramie wyświetlają nam się relacje czasopisma „Hotelarz”, sześciu różnych deweloperów albo wyjątkowo aktywnego CEO znaczącej korporacji… W ten sposób nie trzeba robić żmudnego przeglądu tego, co w branży piszczy – informacje docierają do nas niejako same. Trzeba tylko pozwolić im do nas trafić.
Podobnie warto obserwować wszelkiego rodzaju wydarzenia z naszego obszaru zainteresowań: konkursy branżowe (ciekawostka: w konkursie Wędkarz Roku nagrody przyznawane są w aż czterech dyscyplinach), targi, plebiscyty, konferencje, festiwale. I tu ważne: jeśli jeszcze nie masz tej wiedzy, to poświęć czas na to, aby zrobić porządny research i wybrać tylko te najważniejsze i rzeczywiście znaczące wydarzenia, od których ludziom z branży pojawiają się wypieki na twarzach. Oczywiście nie na wszystkich wydarzeniach musisz być i nie we wszystkich galach i konferencjach musisz brać udział. Dobrze jest jednak znać tematykę danego wydarzenia czy laureatów najważniejszych konkursów.
Przyglądaj się też podmiotom z pierwszego i trzeciego sektora związanego z Twoją branżą, czyli instytucjom państwowym oraz organizacjom pozarządowym – mogą być źródłem cennej wiedzy na temat tego, czego społeczeństwo (w tym Twoja grupa docelowa) oczekuje od danej branży. Spis organizacji pozarządowych znajdziesz na NGO.pl.
Kolejna praca domowa (oczywiście w godzinach pracy!) to wynotowanie istotnych dla Twojej branży dat, rocznic, świąt czy okresów. Jeśli działasz w tematach edukacyjnych, to oczywiście nie możesz zapomnieć o Święcie Edukacji Narodowej, jeśli Twoja branża to sport – musisz znać daty wszystkich najważniejszych mistrzostw, Pucharów Świata czy rozgrywek olimpijskich w „Twojej” dyscyplinie, a jeśli dbasz o PR aktora – pamiętaj o Międzynarodowym Dniu Teatru.
Dużo do śledzenia? Podsumujmy to. Dla ułatwienia podrzucam przykład. Jeśli działasz w branży czytelniczej/literackiej, warto śledzić m.in.: portal LubimyCzytac.pl, Empik i jego wydarzenia, profile Jakuba Żulczyka, Mariusza Szczygła czy Michała Nogasia, profil „Nie jestem statystycznym Polakiem, lubię czytać książki” na Facebooku (tak!), Nagrodę Nobla w dziedzinie literatury, Nagrodę Literacką „Nike”, Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego (m.in. programy czytelnicze), Instytut Książki, Bibliotekę Narodową (coroczny raport „Stan czytelnictwa w Polsce”), Fundację Zaczytani.org, targi książki w Warszawie, Krakowie czy Poznaniu, Festiwal Stolica Języka Polskiego w Szczebrzeszynie, wydarzenia towarzyszące Nocy Bibliotek, Narodowe Czytanie… Dużo? A to nawet nie jest połowa! Obowiązkowo musisz też pamiętać o Światowym Dniu Książki i Praw Autorskich (23 kwietnia) czy Międzynarodowym Dniu Języka Ojczystego 
(21 lutego).
No dobrze, jesteś już na bieżąco – wiesz, kto wygrał tegoroczny plebiscyt na Listonosza Sezonu Zimowego 2021/2022, jakie nowości zaprezentowano na Międzynarodowych Targach Znaczków i pamiętasz o rocznicy powstania Poczty Królewskiej (przypominam już całkiem serio: jesienią tego roku będzie 484. rocznica, a 18 października jest z tej okazji oficjalnym świętem Poczty Polskiej). Ale jak to teraz wykorzystać w komunikacji?

Znasz się – to się wypowiedz

Pamiętaj, że okazje do komunikowania nie muszą pochodzić z wewnątrz. Nie zawsze musisz komunikować działania swojej firmy, nowe odsłony swojego produktu czy przedsięwzięcia osoby, o której wizerunek dbasz. Okazje mogą pochodzić też z zewnątrz – to właśnie one zostały opisane wyżej. Jeśli w swoim otoczeniu (np. wśród swoich przełożonych) masz ekspertów w określonym temacie, możesz wspólnie z nimi przygotować materiał ekspercki dotyczący zagadnienia, które jest obecnie gorąco dyskutowane w branży. Niektóre materiały wymagają szybkiej reakcji, co jest dużo trudniejsze, ale niektóre można zaplanować z wyprzedzeniem. Pozostając przy przykładzie z branżą czytelniczą: warto przygotować komentarz ekspercki do wspomnianego badania sta...