Etykieta w biznesie. Rozpocznij swoją osobistą kampanię PR

Powitania

Uścisk dłoni to pierwszy fizyczny kontakt, dotknięcie, które może zadecydować o losie spotkania lub negocjacji. To, w jaki sposób podajesz dłoń, może stać się kluczowym elementem budowania pierwszego wrażenia, otwarcia relacji, a przy pożegnaniu umożliwi pozostawienie po sobie dobrych wspomnień.
Ze sposobu uściśnięcia dłoni możesz odczytać intencje osoby, z którą się witasz, poznać jej nastawienie, cechy osobowości oraz stosunek do sprawy, w jakiej się spotkaliście. Pamiętaj jednak, że ona również może rozszyfrować Twoje stanowisko i sprawdzić Twoją znajomość etykiety.
Oto kilka zasad, o których musisz pamiętać, by z sukcesem rozpocząć spotkanie i zachować trwałe relacje. Postaraj się, by już od pierwszej chwili osoba, z którą się witasz, wiedziała, że spotkanie z nią jest dla Ciebie miłym i oczekiwanym przeżyciem. Uściśnij jej dłoń nie dłużej niż 2-3 sek. Nie przedłużaj uścisku, by nie stał się zbyt intymny. Lekko potrząśnij dłonią dwa lub trzy razy. Jeśli chcesz wzbudzić życzliwość, najlepiej oddaj uścisk z podobną siłą, gdyż nic tak nie wzmacnia sympatii. jak poczucie równości i bezpieczeństwa.
Nie zapomnij o kontakcie wzrokowym. Jest on oznaką, z jednej strony, okazywanego szacunku, z drugiej – pewności siebie. Jeśli nie spojrzysz w oczy osobie witanej, zaprzepaścisz możliwość nawiązania miłego kontaktu. Przy powitaniu istotny jest również odpowiedni, delikatny, przyjazny uśmiech.
Jeśli jesteś gospodarzem i witasz gościa w swoim gabinecie, to do Ciebie jako pierwszego należy obowiązek wyciągnięcia ręki i przywitania przybywającego gościa, niezależnie od jego pozycji.
W sytuacjach prywatnych kobieta wyciąga pierwsza rękę na powitanie, a w sytuacjach służbowych pierwsza podaje dłoń osoba ważniejsza w hierarchii, niezależnie od wieku i płci.

Przedstawianie

W sytuacjach służbowych, gdy Twym obowiązkiem będzie przedstawienie sobie dwóch osób, rozpocznij przedstawianie od osoby, która jest niższa rangą, i przedstaw ją tej, która jest na wyższym stanowisku, niezależnie od płci i wieku. Wymień imię, nazwisko oraz zajmowane stanowisko. Możesz również przedstawić ją w następujący sposób: „Panie Prezesie, Pan pozwoli, że przedstawię, Pan Adam Nowak, nasz nowy pracownik działu księgowości”.
Jeśli jesteś gospodarzem spotkania, na które przybyli goście z innej firmy, przywitaj się, przedstaw jako pierwszy najważniejszej osobie ze strony gości, a następnie przedstaw, zgodnie z precedencją, osoby z Twojej firmy. Goście powinni przedstawić się w ten sam sposób.
Podczas dużych spotkań, w których bierze udział więcej niż 6-8 osób, przedstawiają się sobie najważniejsze osoby, natomiast inni witają się jedynie skinieniem głowy. Pozwala to uniknąć chaosu podczas powitania.

Wizytówka

Wizytówka, bez której dziś trudno wyobrazić sobie rzeczywistość biznesową, weszła do powszechnego użycia stosunkowo niedawno. Zaczęto się nią masowo posługiwać dopiero w XIX w., wcześniej za jej pomocą komunikowały się jedynie klasy wyższe i panujące.
W Europie wizytówki weszły do użytku w XVIII stuleciu i stały się, jak nazwa wskazuje, niezbędne przy składaniu wizyt w arystokratycznych domach. Tak jak wtedy, tak i dziś znajomość skomplikowanych reguł posługiwania się wizytówkami i prowadzonej za ich pośrednictwem korespondencji pozwalała na zorientowanie się, kto należy, a kto nie do kręgu wtajemniczonych.
 

Etykieta posługiwania się wizytówkami

Styl wymiany wizytówek będzie rzutował na to, jak będziesz oceniany przez rozmówcę. W czasie spotkań służbowych wymiana wizytówek następuje na początku spotkania, aby poznać, prócz imienia i nazwiska, zajmowane stanowisko oraz firmę reprezentowaną przez rozmówcę. Inaczej w sytuacjach towarzyskich. Jeśli masz ochotę na kontynuację relacji, a Twoja pozycja towarzyska na to pozwala, możesz na końcu spotkania zaproponować wymianę biletów wizytowych. W żadnym przypadku nie wręczaj wizytówek przy stole, podczas posiłku.
Przekaż wizytówkę jedną ręką w taki sposób, by umieszczony na niej tekst był zwrócony w stronę Twego rozmówcy. Okaż podobny szacunek otrzymanej wizytówce, jak osobie, która ją wręczyła. Przeczytaj treść umieszczoną na bilecie wizytowym, a następnie umieść go w wizytowniku. Niedopuszczalne jest wrzucanie wizytówki niedbale do teczki czy torebki lub wkładanie do kieszeni. Nie uchybisz etykiecie, gdy w momencie przekształcania kontaktu w bardziej osobisty, ręcznie na służbowej wizytówce, dopiszesz prywatny numeru telefonu lub adres.
Wizytówkę możesz dołączyć do przesyłanych kwiatów lub prezentu. W takiej sytuacji napisz na stronie recto (głównej) życzenia lub pozdrowienia. Jeśli tekst będzie długi, dokończ go na stronie verso (spodniej). Pisz zawsze w trzeciej osobie lub bezosobowo, np. „składa najlepsze życzenia” lub „z najlepszymi życzeniami”. Tego rodzaju powinszowań nie podpisuj. 

Zaproszenia

Zaproszenia na spotkania związane z uroczystościami w Twojej firmie powinieneś wysłać z wyprzedzeniem ok. dwóch tygodni. Jest to wyrazem szacunku dla zapraszanego. Do wysoko postawionych osób, które otrzymują wyjątkowo dużo zaproszeń, możesz wysłać zaproszenie wcześniej, aby gość, na którym Ci szczególnie zależy, umieścił je w swym kalendarzu.
Na zaproszeniu powinny się znajdować następujące informacje: kto zaprasza, imię i nazwisko gościa z informacją dotyczącą osób towarzyszących, rodzaj przyjęcia lub wydarzenia, z jakiej okazji jest wydawane, gdzie się odbędzie, data, godzina, ewentualnie zalecany strój dla gości i informacja o sposobie potwierdzenia.
Na zaproszeniach najczęściej używany jest, pochodzący z języka francuskiego, skrót R.S.V.P., „répondez s'il vous plaît”, oznaczający prośbę o potwierdzenie przybycia. Przy nim umieszcza się datę, do kiedy należy przekazać informację, oraz numer telefonu lub adres e-mail.
Na niektórych zaproszeniach, które dotrą na Twoje biurko, możesz spotkać skrót P.M., który oznacza, że wcześniej zostałeś poinformowany i zaproszony na zbliżającą się uroczystość, potwierdziłeś uczestnictwo, a zaproszenie jest wysłane jedynie „dla pamięci” („pour mémoire”). Takiego zaproszenia już nie potwierdzaj.
Na zaproszeniach na niektóre przyjęcia wieczorne spotkasz się ze ścisłym określeniem dress code, stroju, który będzie obowiązywał tak gości, jak i gospodarzy. Skrótu white tie już niestety raczej nie spotkasz – oznacza on obowiązek przybycia we fraku, który obecnie zniknął z większości salonów. Częściej możesz spotkać się z określeniem black tie, który oznacza prośbę o przyjście w smokingu. Jeśli na zaproszeniu znajdziesz dress code – informal, oznacza on obowiązek przybycia w garniturze inaczej określanym jako business formal (white tie i black tie to stroje formalne, elegancki garnitur to pierwszy w hierarchii strój nieformalny).

Biznesowe spotkania w restauracji

Na tego rodzaju uroczystościach możesz pojawić się w dwóch rolach: zarówno gościa, jak i gospodarza. W obu przypadkach gwarancją sukcesu jest umiejętność właściwego zachowania zgodnie z zasadami etykiety.
W sytuacji, gdy to Ty jesteś organizatorem, zadbaj o wszystkie najdrobniejsze szczegóły. Zastanów się, czy goście mają samodzielnie zamawiać dania z ogólnej karty restauracji, czy należy przygotować specjalną kartę na to spotkanie, a może wszyscy goście mają otrzymać taki sam posiłek.
Sposób rozsadzania gości przy stole ustal wcześniej, byś w mome...