Kim jest manager komunikacji i public relations?

Kim według Ciebie jest PR Manager i jaką rolę odgrywa w firmie? 
Komunikacja to szerokie pojęcie i dotyczy wielu zagadnień, tj. branży, usługi, produktu, aktywności, personal brandingu itd. Ja nazywam siebie specjalistką ds. komunikacji, ponieważ komunikacja zawiera w sobie PR. Obalam mit, że PR sam w sobie może istnieć i działać.  Komunikacja, w tym PR, jest narzędziem. Musi odpowiadać na zapotrzebowania komunikacyjne marketingu, sprzedaży, zarządu, rady nadzorczej i każdego pracownika. Pracownicy również są PR-owcami swojej firmy, trzeba im tylko powiedzieć, co to oznacza, jak mają to robić i jakich narzędzi użyć. 
Niestety z przykrością muszę powiedzieć, że public relations straciło na wartości ze względu na nierzetelność ludzi, którzy się nim zajmowali, ale też przez złe rozumienie tego, na czym ma polegać PR, także wewnątrz firmy. Priorytetem dla mnie jest odczarowanie tej nazwy i zawodu. 
Dla mnie PR-owiec w obecnym czasie to przede wszystkim osoba, która nie pracuje od 9:00-17:00, ale nieustannie ma otwarte uszy i oczy, obserwuje, co dzieje się w świecie biznesu. Nie cechuje się wąską specjalizacją, ale jest PR-owcem 360°. I dokładnie tego uczę w mojej Akademii. Trzeba być bardzo uważnym, otwartym, oczywiście dużo czytać, patrzeć, słuchać, ale też wiedzieć, co i jak chce się komunikować. 

Wspomniałaś o akademii. Co to za projekt i dla kogo go stworzyłaś? 
Akademię Komunikacji i Public Relations 360° stworzyłam nie tylko dla PR czy Communication Managerów. Jest ona skierowana do osób, które zajmują się komunikacją produktu, swojej firmy, branży, siebie, usług, fundacji, stowarzyszeń, projektów, a także komunikacją zewnętrzną i wewnętrzną. Czyli dla wszystkich, którzy mają styczność z komunikowaniem. Te umiejętności są coraz bardziej potrzebne, a niestety coraz rzadziej spotykane. 
Kiedy prowadziłam szkolenia w firmach, zauważyłam, że chętnie inwestuje się w kompetencje twarde, a w miękkie mniej. Dobrym przykładem jest przygotowanie pracowników, zarządów, firm do sytuacji kryzysowych. Wszyscy mówili, że taka wiedza nie jest potrzebna, że sytuacje kryzysowe zdarzają się niezwykle rzadko. Wybuchła pandemia i mam mnóstwo pracy. Teraz każdy chce się szkolić. Co ciekawe, na każdym szkoleniu pojawiają się różne osoby. Nie są to tylko ludzie pełniący funkcje PR czy Communication Managerów, ale również takie, które muszą zadbać o własny personal branding lub posiadają małe firmy i nie stać ich na to, by stworzyć dodatkowy etat, dlatego zdobywają potrzebne umiejętności sami. Właściciele firm, osoby zajmujące się marketingiem czy sprzedażą widzą konieczność rozszerzenia swoich umiejętności o komunikację. Cieszę się, że rośnie ich świadomość. Dzisiaj słowo PR niektórym nadal kojarzy się z rzecznikiem prasowym, a nie z tym, że komunikuje się produkt, branżę, firmę, stosunek do produktu, konkurencję, sytuację kryzysową. Dlatego celowo i świadomie używam określeń PR i komunikacja. Naprawdę wierzę w ten zawód. 
Cieszę się, że pojawia się ponowne zapotrzebowanie na rzetelny, kreatywny, dobry, otwarty PR. Pojęcie PR-u jest bardzo szerokie, a z PR-owcami jest tak, jak z trenerami piłki nożnej – wszystkim się wydaje, że mogą nimi być (śmiech). To ogromne nieszczęście tego zawodu, bo kiedy trzeba coś napisać, przemówić do mikrofonu, przyciągnąć słuchaczy, powiedzieć im czasem trudne rzeczy, to nagle okazuje się, że jednak nie jest to takie proste. 

Jakie narzędzia PR-owe sprawdzają się, kiedy musimy błyskawicznie reagować na kryzys na wielu frontach? 
Unikam tak ogólnych sformułowań, ponieważ wszystko zależy od tego, czego sytuacja kryzysowa dotyczy. Czy np. pandemii, zwalniania pracowników, obniżania im pensji, pracy online, czy może wypadku, samobójstwa w miejscu pracy lub śmierci prezesa spółki, a może sprzedawany produkt jest wadliwy i ma wpływ na zdrowie lub życie innych. 
Kryzys to bardzo pojemne pojęcie, niemniej jedno, o czym PR-owiec musi pamiętać, to wcześniej stworzony manual określający to, jak ma działać w sytuacji kryzysowej. Kogo powiadomić i od kogo otrzymać wsparcie. Jeśli trudna sytuacja zastanie go o 2:00 w nocy, to dokładnie będzie wiedział, co ma zrobić, przez co nie wpadnie w panikę. Wspomniany schemat postępowania musi być zawsze taki sam, komunikowany wewnątrz firmy, wśród osób, których to ma dotyczyć, tj. prezesa, zarządu oraz pracowników. 
I nie może być tak, że manager PR ma wyłączony telefon, ponieważ sytuacje kryzysowe zdarzają się niespodziewanie, przeważnie w święta, w weekendy, kiedy wszyscy są niedostępni, a reagować należy szybko. Można wyłączyć telefon o 22:00, a 15 minut później okaże się, że Twój produkt zatruł jakąś liczbę osób albo wykryto w nim szkodliwe substancje. Media już o tym wiedzą i tworzą materiały, konsumenci wpadają w panikę, a Ty... nie wiesz, co sie dzieje. 
Zależy mi, by ludzie, wybierając ten zawód, byli świadomi tego, dlaczego to robią, a także jakie są i pozytywne i negatywne konsekwencje tej pracy. 

Porozmawiajmy o sprawdzonych schematach postępowania w sytuacjach kryzysowych. Czy w ogóle istnieje coś takiego? 
Przychodząc do firmy, która zaprasza mnie na szkolenia czy konsultacje, podczas rozmowy o narzędziach, które są potrzebne, by rozpocząć dobrą komunikację, zawsze pytam: „Czy macie Państwo procedury na sytuacje kryzysowe?”. Niestety odpowiedzi są wymijające, umniejszające taką potrzebę. Okazuje się również, że jeżeli jakieś procedury w firmie istnieją, to nikt ich nie przestrzega, nie sprawdza, czy pracownicy są w gotowości, czy przeprowadzono szkolenia dla zespołów tzw. alertowych. 
Należy mieć przygotowany szkielet takiej procedury, np. kto jest zaangażowany, do kogo trzeba dzwonić, kto się wypowiada, kto akceptuje komunikaty itd. Bardzo ważną kwestią jest również to, by najpierw poinformować pracowników wewnątrz firmy. Nie powinni o kryzysie dowiadywać się z mediów lub od zewnętrznych informatorów. To niesłychanie istotne. Taki pracownik znajduje się w trudnej sytuacji, kiedy oczekuje się od niego ustosunkowania do sytuacji, z której nie zdaje sobie nawet sprawy. 

A czy istnieją nowoczesne narzędzia efektywnej komunikacji wewnętrznej firmy? 
Ważnym aspektem, o którym należy tu pamiętać, jest komunikacja z pracownikami, którzy znajdują się w różnych grupach wiekowych. Ma być ona efektywna, ale też oparta na relacjach i wzajemnym szacunku. To bardzo ważne, żeby nauczyć każdego, kto komunikuje do pracowników, że inna komunikacja przemawia do 60- i 50-latków, inna do 40-latków, inna do 30-latków, a j...