W obecnych czasach asystentki nie tylko dbają o markę, w której pracują, ale także o swoją własną, osobistą reputację i profesjonalny rozwój. To dlatego tak ważne jest wyróżnianie się, podejmowanie strategicznych działań, a nie ograniczanie się jedynie do wykonywania powierzonych zadań. Rola asystentki PR zmieniła się z funkcji wyłącznie operacyjnej w stanowisko wymagające myślenia strategicznego. Konkretne planowanie, analiza potrzeb zespołu i przewidywanie potencjalnych problemów pozwala nie tylko ułatwić codzienną pracę, ale też wpływa na wizerunek całej organizacji. Osoba, która wie, jak dobrze połączyć realizację obowiązków z dostrzeganiem szerszego kontekstu, jest niezastąpionym wsparciem w każdej strategii PR.
Wykonywanie zadań to nie wszystko
Kiedyś praca asystentki prowadziła prosto do stereotypu mówiącego o tym, iż taka pozycja to przecież nie jest żadna poważna praca. To tylko wysyłanie e-maili, podawanie dokumentów i robienie kolejnej kawy dla szefa czy szefowej. Nic trudnego. Była to „zwykła i najprostsza praca. Z biegiem czasu, takie założenie stało się mitem, a praca asystentki nabrała większego znaczenia i przede wszystkim niesie za sobą więcej obowiązków. Co prawda, niektórzy nie widząc tego z boku, mogą dalej tak twierdzić jednak warto czasem zajrzeć za kurtynę i zobaczyć jakie są realia.
Asystentka, która rozumie cele marki lub klienta jest realnym wsparciem strategicznym zespołu. Wie dlaczego dane działania są podejmowane, potrafi przewidzieć ich możliwe konsekwencje i skutki oraz widzi detale, które dla innych mogą być nieistotne lub niewidoczne. To właśnie ona reaguje na zapytania, monitoruje publikacje i razem z resztą zespołu dba o jego wizerunek. Można by powiedzieć, że asystentka nie tylko wspiera markę ale również jest radarem - zawsze musi mieć oczy dookoła głowy i być w gotowości.
Nie bój się działać
Dobrze zaplanowana strategia przynosi dobre decyzje, dlatego nie bój się ryzykować.
Ile razy zdarzyło się, że wpadłaś na świetny pomysł, ale bałaś się go przedstawić na forum, aby „nie wyjść za bardzo przed szereg”? To normalne, że tak mogło się zdarzyć. Jednak po co się bać gdy może wyjść z tego coś naprawdę konkretnego i dobrego?
Niewypowiedziany pomysł jest straconym pomysłem, a w PR nie lubimy pustych przestrzeni.
Ważne, aby wiedzieć, że uważane przez nas „wychodzenie przed szereg” to nie podważanie decyzji przełożonych, a pokazanie, że potrafimy myśleć świeżo, jesteśmy uważne i nie boimy się przejąć w niektórych momentach inicjatywy. Praca asystentki często nie jest ani jednym schematem ani rutyną. Ciągle dzieje się coś innego i nowego dlatego mamy czas
i przestrzeń do wyszukiwania nowości, które mogą przydać się naszej firmie w tym lub innym momencie.
W PR bardzo potrzebne jest świeże spojrzenie, a to właśnie asystentki najbardziej nadążają za zmieniającą się rzeczywistością. Dzięki dobrze zaplanowanej strategii możemy pokazać, że potrafimy działać samodzielnie, a nie tylko być osobą do wykonywania zadań. Nie robimy czegoś tylko po to, by móc to odhaczyć z naszej listy „to do”, a po to, by obserwować cały proces i wyciągnąć z niego wnioski. Warto pamiętać o kompetencjach, które pomagają
w strategicznym myśleniu i ułatwiają nam codzienną pracę. Jest to przede wszystkim: analiza celów komunikacyjnych, zrozumienie grup docelowych, umiejętność łączenia faktów, umiejętność działania w kryzysie oraz ciekawość mediów i branży. Działając w taki sposób, działania PR-owe tworzą coraz to bardziej logiczną i długofalową narrację.
Co jest niezbędne dla asystentki PR w tworzeniu strategii?
- Asystentka nie może tylko realizować powierzonych jej zadań, ale przede wszystkim musi wzmacniać nimi pozycje marki dla której działa. Jest to niezbędne w czasach gdy jedno nieprzemyślane działanie, nawet najmniejszy błąd czy zły research może wywołać ogromny kryzys i w złym świetle przedstawić markę, co później nie jest tak łatwo odbudować.
- Kiedy wiadomo, jakie są dokładne cele i założenia kampanii lub poszczególnych działań, lepiej będzie nam dobrać dziennikarzy i media niezbędne do danego projektu. Czasami warto się zastanowić - czy lepiej postawić na ilość czy jakość?
Co jest ważniejsze - statystyki wysłanych e-maili czy jakość nabytych relacji? Poprzez zwrócenie uwagi na takie szczegóły możemy uniknąć nachalności marki, a bardziej precyzyjnie podejść do tego co chcemy osiągnąć i przekazać.
- Będąc asystentką bardzo ważna jest umiejętność priorytetyzowania powierzonych nam zadań. Aby dobrze zaplanować swój dzień pracy i skupić się na tym co najważniejsze, a nie na tym, co jest w danym momencie najmniej istotne. Warto wiedzieć, jak odróżnić działania drugorzędowe od tych potrzebnych „na już”. Nie wszystko można zrobić w jeden dzień, a mając natłok obowiązków nie wiedząc od czego zacząć, w końcu nie zrobimy nic. Dlatego tak ważne jest planowanie obowiązków. Dzięki temu nasza praca będzie bardziej efektowna, o niczym nie zapomnimy i się nie pogubimy.
- Co jest równe ważne? Reakcje. W pracy asystentki jest to punkt niezbędny. Trzeba wiedzieć jak odpowiedzieć na wiadomość i konkretne zapytanie. Nie warto robić tego automatycznie, a każdemu poświęcić odpowiednią ilość czasu i uwagi. Wziąć pod uwagę wszystko - od wizerunku klienta lub naszej marki, aż po styl naszej wypowiedzi i cel, jaki chcemy osiągnąć poprzez kontakt z drugą stroną.
Dlaczego warto postawić na strategie?
Strategiczne myślenie to nie tylko kolejna umiejętność do wpisania w CV. W PR, podobnie jak w życiu codziennym, działania podejmowane z pełną świadomością przynoszą znacznie lepsze efekty - są spójniejsze, pewniejsze i mniej wymagające pod względem poprawek. Asystentka, która potrafi myśleć strategicznie, szybko zyskuje zaufanie i przestaje być postrzegana wyłącznie jako „początkująca” czy „tylko asystentka”. Osiąga status pełnoprawnej partnerki w działaniach PR i przede wszystkim osoby, na której można polegać. Postawienie na strategię to także skuteczny sposób na ograniczenie ryzyka nieporozumień czy potencjalnych kryzysów. Każde zadanie wykonywane w sposób przemyślany zwiększa pewność i kontrolę nad efektami pracy. Co więcej, takie podejście daje prawdziwą satysfakcję zawodową - poczucie, że nasza praca ma znaczenie i realnie wpływamy na wizerunek firmy.
Asystentka jako fundament
Strategia w PR nie zaczyna się na poziomie szefa czy dyrektora, a w codziennych decyzjach i działaniach, które podejmujemy na każdym kroku. To właśnie asystentka PR, dzięki swojej codziennej pracy, staje się fundamentem skutecznej strategii komunikacyjnej. Każde zorganizowane spotkanie, przemyślany komunikat czy dokładnie przygotowany materiał to element, który buduje spójny wizerunek marki. Korzystanie z umiejętności takich jak strategiczne myślenie nie tylko podnosi wartość naszej pracy, ale także rozwija naszą motywację, dyscyplinę i zaangażowanie. Daje poczucie sprawczości i wpływu na to, jak postrzegana jest firma dla której pracujemy. Współczesny PR to już nie tylko spektakularne kampanie reklamowe, wystąpienia w największych mediach czy prelekcje na konferencjach. To przede wszystkim konsekwencja w działaniu, świadomość podejmowanych decyzji i spójność w komunikacji.
